03:08
04-12-2019

Een ERP-systeem voor gevelconstructie

ERP-systemen verschillen van sector tot sector, en moeten aan specifieke eisen voldoen. Zo ook in de gevelconstructie.

Bedrijven in de bouwsector zijn erg complex en onderscheiden zich niet enkel door middel van hun specialisaties, maar ook door hun individuele manier van werken. Wanneer men de gevelconstructie bestudeert, kan men onderscheid maken in de nat-op-nat constructie, gevelbekleding, constructieve gevelbouw en de verankering van de gevel aan het metselwerk.

Een ERP-systeem moet niet enkel de algemene ondernemingsactiviteiten vervullen, maar moet ook de specifieke bedrijfsprocessen bevatten en in staat zijn deze te optimaliseren. Daarom is het belangrijk dat dergelijk ERP-systeem afgestemd wordt op de specifieke bedrijfstak waarin de onderneming actief is. Ook de grootte van een bedrijf heeft invloed op de bedrijfsprocessen. Kleine ondernemingen werken anders dan grote, en hebben andere functies nodig in hun ERP-systeem.

Definitie – Wat is een ERP-systeem?

Om te begrijpen waarom een bedrijfsspecifiek ERP-systeem zo belangrijk is, kijken we even naar de basisfuncties van zo’n systeem. De afkorting ‘ERP’ staat voor ‘Enterprise Resource Planning’ en beschrijft in principe de taak om de middelen in een bedrijf op de beste en meest efficiënte manier in te zetten.

Een ERP-systeem is een softwareoplossing die daarbij ondersteunt. Daarbij worden de verschillende gegevens vanuit alle afdelingen op een centrale plaats opgeslagen, zodat deze beschikbaar zijn voor elke medewerker. Dat maakt het mogelijk om te automatiseren en de verbinding te leggen tussen verschillende bedrijfsprocessen, om zo een eenvoudiger en efficiënter proces te creëren.

Wat zijn nu precies de specifieke vereisten en de daarbij horende functies die een ERP-systeem op dit moment bevat? Daarvoor werpen we een blik op de basisfuncties van een ERP-systeem voor de gevelconstructie, en bepalen we de concrete voordelen.

Offerteberekeningen

Bij een onderneming in de bouwsector is het steeds belangrijk om voor een specifiek project zo nauwkeurig mogelijk de offerte te berekenen, zodat men op het einde niet te veel hoeft af te wijken van het oorspronkelijke aanbod. Veel ERP-systemen houden daarom de stock bij van verschillende grondstoffen, zoals staal, aluminium, edelstaal, … inclusief het gewicht per vierkante meter en de actuele prijzen.

Bij de offerteberekening voor een specifiek project kan het ERP-systeem heel eenvoudig naar deze productgegevens grijpen om de kosten flexibel te berekenen. Daarna kan alles via verschillende beschikbare sjablonen omgezet worden in een concrete offerte, waardoor men veel tijd bespaart bij deze taak.

Facturering

De offerte kan later meteen toegevoegd worden aan een specifiek project. Facturen worden automatisch opgesteld en afgedrukt, of kunnen eerst nog bewerkt worden.

Daarnaast kan een geautomatiseerde orderbevestiging gemaakt worden, en worden leverbonnen en werkinstructies meteen naar de juiste plaatsen doorgestuurd. Door een verbinding met de boekhouding worden alle belangrijke documenten voor een opdracht gemakkelijk en snel doorgestuurd, zodat er geen onnodige wachttijden ontstaan.

Projectplanning en -uitvoering

Men kan gemakkelijk en snel projecten plannen op individuele dashboards. Daarbij worden de verschillende processtappen en bijhorende gegevens, samen met de verantwoordelijke medewerker, geordend. Hierdoor ziet iedereen meteen in welk stadium een project zich bevindt, waar het vastloopt en welke stappen men reeds kan voorbereiden.

Daarnaast krijgt men een goed zicht op de werktijden en opvolging. Elke medewerker kan eenvoudig toevoegen hoe lang men aan een project gewerkt heeft. Zo kan men bepalen hoeveel werkuren nog beschikbaar zijn voor een specifiek project, en of een eventuele overschrijding van het project dreigt.

Hetzelfde geldt voor de benodigde materialen. Reeds bij het invoeren van de opdracht kan automatisch bepaald worden of de nodige ressources beschikbaar zijn, welke materialen eventueel nog moeten besteld worden, en hoeveel personeel men nodig heeft. Daarna kan het systeem meteen de noodzakelijke stappen bepalen, en de beste aanbiedingen voor materialen filteren, rekening houdend met de vroegst mogelijke levertermijn.

Building Information Modeling (BIM)

Eén van de interessantste ontwikkelingen de afgelopen jaren in de bouwsector, is ongetwijfeld de BIM technologie. Deze maakt het mogelijk om een waarheidsgetrouw 3D-model van een object te realiseren. Deze is beschikbaar voor alle betrokken partijen, inclusief externe bedrijven die meewerken aan het project. Door een verbinding tussen de ERP-systemen van de verschillende ondernemingen kunnen alle relevante gegevens van een bedrijf meteen ingeladen worden in het model.

Dit is vooral interessant bij de status van een processtap. Vaak kan onderneming A pas beginnen werken, wanneer onderneming B zijn taak uitgevoerd heeft. BIM zorgt voor een snelle en foutloze communicatie tussen de ondernemingen.

Daarnaast kan men levertermijnen onderling duidelijk beter coördineren en vertragingen op de bouwwerf hierdoor voorkomen. ERP-systemen voor ondernemingen in de bouwsector, en hier specifiek voor gevelconstructie, hebben ongetwijfeld baat bij een BIM programma. Anders moet alle informatie manueel overgedragen worden, wat erg tijdsintensief is, en de kans op fouten verhoogt.

Mobiel met een ERP-systeem

Speciaal voor ondernemingen in de bouwsector is het handig om het ERP-systeem ook mobiel beschikbaar te maken. Zo kunnen gegevens meteen vanop verplaatsing opgeslagen en verwerkt worden.

Deze kunnen dan in de centrale meteen verder verwerkt worden, zonder dat de bouwvakker deze informatie specifiek moet doorgeven of, zoals nog vaak gebeurt in de praktijk, via een handgeschreven briefje naar de centrale moet sturen.

Men kan voortaan heel eenvoudig via de smartphone of tablet alles verwerken, vereisten doorgeven aan de inkoopafdeling of het aantal gewerkte uren invoeren. Zo behoudt het management steeds het overzicht over alle bouwwerven, zonder deze te moeten bezoeken.

Men kan in real time gevolgd worden, welke medewerker op welke werf actief is, welke resources beschikbaar zijn voor welk project, en voor eventuele vertragingen of problemen gewaarschuwd worden. Het management kan dit allemaal eenvoudig waarnemen via een overzichtelijk dashboard.

Wat men uiteindelijk ook kiest, men moet een ERP-implementatie in ieder geval serieus nemen en als een langdurig project beschouwen. Ontoereikende voorbereidingen voor het nieuwe systeem kunnen zware gevolgen met zich meebrengen.

Lees meer over: ERP-systemen , Gevelconstructie

Gevelbouw partners